DATENSCHUTZ
DATENSCHUTZERKLÄRUNG
HINTERGRUND
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die datenschutzrechtlichen Verantwortliche gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Anwendungsbereich und Verantwortung
Diese Datenschutzerklärung gilt für das Internetangebot der Hilfswerk-Siedlung GmbH, welche unter der Domain https://hws-berlin.de sowie den dazugehörigen Subdomains erreichbar ist.
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Hilfswerk-Siedlung GmbH
Evangelisches Wohnungsunternehmen in Berlin
Kirchblick 13
14129 Berlin
Telefon: 030 816 003-0
E-Mail: info@hws-berlin.de
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, dieser ist zu erreichen unter:
Rocco Wittig
Datenschutzbeauftragter
Hilfswerk-Siedlung GmbH
Evangelisches Wohnungsunternehmen in Berlin
Kirchblick 13
14129 Berlin
Telefon: 030 219 643-90
Telefax: 030 219 643-93
E-Mail: datenschutz@hws-berlin.de
VERARBEITUNG IHRER DATEN AUF UNSERER WEBSEITE
Wie werden Ihre Daten im Einzelnen verarbeitet?
Nachfolgend informieren wir Sie über die einzelnen Verarbeitungsvorgänge, den Umfang und den Zweck der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage, die Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten und die jeweilige Speicherdauer. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall, einschließlich Profiling findet nicht statt.
WEBSITE-DARSTELLUNG
Zweck
Wir erheben Ihre Daten für die Bereitstellung der Webseite, um die Verfügbarkeit zugehöriger Dienste anzubieten, für eine effiziente Gestaltung der Webseite und um die Sicherheit der Webseite zu gewährleisten. Hierzu gehört auch die Erfassung von Server-Logfiles, um Funktionsfähigkeit und Missbrauchsschutz sicherzustellen.
Kategorien verarbeiteter Daten
Dabei werden von Ihnen die IP-Adresse, der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs auf die Internetseite, der verwendete Browsertyp und Version, das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem und die Internetseite, von der ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt, gespeichert. Zusätzlich werden technische Daten in sogenannten Server-Logfiles erfasst. Diese beinhalten insbesondere Informationen über die abgerufenen Inhalte (Dateien/Seiten), die übertragene Datenmenge sowie ggf. Status- und Fehlermeldungen des Systems.
Kategorien von Empfängern
Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nicht.
Drittstaaten-Datentransfer
Es findet kein Drittstaaten-Datentransfer statt.
Speicherdauer bzw. deren Kriterien
Die Speicherung der Server-Logfiles erfolgt aus Sicherheitsgründen (z. B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) und wird für maximal 7 Tage vorgehalten. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist. Die Speicherung für die Dauer der Anzeige der Website bleibt davon unberührt.
Rechtsgrundlagen
Die Erhebung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Website).
ANFRAGE PER E-MAIL ODER TELEFON
Zweck
Wir erheben Ihre Daten zum Zweck der Kontaktaufnahme.
Kategorien verarbeiteter Daten
Dabei werden von Ihnen der Name und die Anfrage gespeichert.
Kategorien von Empfängern
Ihre Daten werden an HWS-Mitarbeitende weitergegeben.
Drittstaaten-Datentransfer
Es findet kein Drittstaatentransfer statt.
Speicherdauer bzw. deren Kriterien
Die Löschung erfolgt nach Zweckfortfall.
Rechtsgrundlagen
Die Erhebung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung).
BEWERBUNGEN AUF STELLENAUSSCHREIBUNGEN
Zweck
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben. Wenn Sie uns eine Bewerbung zusenden, verarbeiten wir Ihre damit verbundenen personenbezogenen Daten, soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Kategorien verarbeiteter Daten
Dabei werden von Ihnen Kontakt- und Kommunikationsdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen, gespeichert.
Kategorien von Empfängern
Ihre Daten werden an HWS-Mitarbeitende weitergegeben.
Drittstaaten-Datentransfer
Es findet kein Drittstaatentransfer statt.
Speicherdauer bzw. deren Kriterien
Bei Einstellung werden die erhobenen Daten in die Personalakte übernommen und bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt und bei einer Ablehnung werden die Daten 6 Monate nach der Absage gelöscht.
Rechtsgrundlagen
Die Erhebung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung).
BEWERBUNGEN FÜR DEMENZ-WG
Zweck
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Prüfung, ob die individuellen gesundheitlichen, pflegerischen und sozialen Voraussetzungen für einen Einzug in die Demenz-Wohngemeinschaft erfüllt sind.
Kategorien verarbeiteter Daten
Dabei werden personenbezogene Daten wie Name und Kontaktdaten, medizinische Angaben – insbesondere zur vorliegenden Demenzdiagnose und zum Pflegegrad – sowie vorhandene Vertretungsvollmachten verarbeitet.
Kategorien von Empfängern
Ihre Daten werden an HWS-Mitarbeitende und das Evangelische Diakonissenhaus Berlin Teltow Lehnin (EDBTL) weitergegeben.
Drittstaaten-Datentransfer
Es findet kein Drittstaatentransfer statt.
Speicherdauer bzw. deren Kriterien
Die Löschung der Daten erfolgt unmittelbar nach Abschluss des Auswahlverfahrens. Im Falle einer Zusage werden die Daten in die Mieterakte übernommen; bei einer Ablehnung werden sie unverzüglich gelöscht.
Rechtsgrundlagen
Die Erhebung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung).
MIETVERHÄLTNIS
Zweck
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Verwaltung und Durchführung des Mietverhältnisses.
Kategorien verarbeiteter Daten
Dabei werden personenbezogene Daten wie Stammdaten (z. B. Name und Geburtsdatum), Kontaktdaten, Einkommensnachweise sowie Nachweise über den Bezug von Sozialleistungen verarbeitet. Darüber hinaus werden vertragsbezogene Informationen wie der Mietvertrag und Zahlungsdaten sowie Kommunikationsinhalte, die im Rahmen des Mietverhältnisses anfallen, erhoben und genutzt.
Kategorien von Empfängern
Ihre Daten werden an HWS-Mitarbeitende, Vermieter, Banken, Handwerker und Mitarbeitende der Berliner Stadtmission (in besonderen Fällen) weitergegeben.
Drittstaaten-Datentransfer
Es findet kein Drittstaaten-Datentransfer statt.
Speicherdauer bzw. deren Kriterien
Löschung erfolgt nach Zweckfortfall oder Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. 6–10 Jahre gem. HGB/AO; Mietunterlagen: 6 Jahre nach Mietende).
Rechtsgrundlagen
Die Erhebung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO (gesetzliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse).
CHAT- UND VOICEBOTS
Zweck
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur digitalen, automatisierten Kommunikation mit Nutzenden – insbesondere zur Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Anliegen (z. B. Mietanfragen, Schadensmeldungen). Ziel ist eine effiziente, serviceorientierte Kommunikation und Bearbeitung von Anfragen. Darüber hinaus können die Daten zur Verbesserung der Chatbots (maschinelles Lernen) sowie – bei entsprechender Einwilligung – zur Ausspielung personalisierter Werbung genutzt werden.
Kategorien verarbeiteter Daten
Im Rahmen der Nutzung des Chat- oder Voicebots werden verschiedene Daten von Ihnen verarbeitet. Dazu zählen die von Ihnen eingegebenen Angaben, wie beispielsweise Ihr Anliegen, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, Mietvertragsnummer sowie der Chatverlauf. Zusätzlich werden technische Informationen wie Ihre IP-Adresse, Logdateien, Standortdaten und weitere Metadaten erfasst. Zur eindeutigen Zuordnung im Mietsystem können außerdem Verifizierungsdaten verarbeitet werden. Die übermittelten Informationen werden automatisiert kategorisiert und zur weiteren Bearbeitung an unsere internen Systeme weitergeleitet.
Kategorien von Empfängern
Die Verarbeitung der Daten erfolgt durch HWS-Mitarbeitende zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Zusätzlich ist die Bots4You GmbH im Rahmen einer datenschutzkonformen Auftragsverarbeitung eingebunden. Die erfassten Informationen werden über eine gesicherte Schnittstelle automatisiert in unser internes SAP-System übertragen, wo sie als Ticket zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Drittstaaten-Datentransfer
Es findet kein Drittstaatentransfer statt.
Speicherdauer bzw. deren Kriterien
Die Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die Kommunikation erforderlich sind. Eine Löschung erfolgt, wenn der Zweck entfällt (z. B. nach Abschluss der Bearbeitung), bei Widerruf der Einwilligung oder auf Wunsch der betroffenen Person. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Rechtsgrundlagen
Die Erhebung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse).
VIMEO (EINBETTUNG VON VIDEOS)
Zweck
Wir verwenden den Videodienst Vimeo zur Darstellung von Videos auf unserer Website. Aus Gründen des Datenschutzes ist Vimeo bei uns in einer datenschutzfreundlichen Voreinstellung eingebunden. Das bedeutet: Solange Sie kein Video aktiv abspielen, werden keine personenbezogenen Daten an Vimeo übertragen. Erst wenn Sie auf „Abspielen“ klicken, erteilen Sie Ihre Einwilligung, dass Vimeo Daten verarbeitet.
Kategorien verarbeiteter Daten
Mit Ihrer Einwilligung werden technische Informationen (z. B. IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitpunkt des Abrufs) und ggf. weitere Daten über Ihr Nutzungsverhalten an Vimeo übermittelt.
Kategorien von Empfängern
Empfänger ist die Vimeo Inc., New York, USA, als Anbieter des Dienstes.
Drittstaaten-Datentransfer
Bei Nutzung kann eine Datenübermittlung in die USA erfolgen. Vimeo Inc. ist nach dem EU–U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, sodass für die USA ein durch die EU-Kommission anerkannter Angemessenheitsbeschluss vorliegt.
Speicherdauer bzw. deren Kriterien
Die konkrete Speicherdauer der verarbeiteten Daten liegt in der Verantwortung von Vimeo. Nähere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Vimeo: https://vimeo.com/privacy.
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das aktive Anklicken des „Abspielen“-Buttons erteilen.
RECHTE VON BETROFFENEN
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffene im Sinne der DSGVO. Ihnen stehen damit folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO können Sie ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf;
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft können Sie über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, sie aber deren Löschung ablehnen und die Daten nicht mehr benötigt, sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO können Sie ihre personenbezogenen Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen und
- gemäß Art. 77 DSGVO können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können die Betroffenen sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.
Aktueller Stand: August 2025