Datenschutz

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die datenschutzrechtlich Verantwortliche gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Hilfswerk-Siedlung GmbH
Evangelisches Wohnungsunternehmen in Berlin
Kirchblick 13
14129 Berlin
Telefon: 030 816 003-0
E-Mail: info@hws-berlin.de

2. Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?

Udo Wenzel
Datenschutzbeauftragter
Hilfswerk-Siedlung GmbH
Evangelisches Wohnungsunternehmen in Berlin
Kirchblick 13
14129 Berlin
Telefon: 030 219 643-90
Telefax: 030 219 643-93
E-Mail: datenschutz@hws-berlin.de

3. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Besucher unserer Website, für unsere Kunden, Mieter und Interessenten, für Bewerber auf Stellenausschreibungen.

4. Welche Daten nutzen wir?

Sie können unsere Webseiten grundsätzlich besuchen, ohne uns Ihre Identität mitzuteilen, es sei denn, dass Sie uns eine E-Mail oder eine Nachricht über ein Kontaktformular senden, sich bei uns auf eine Stellenausschreibung bewerben oder sich als Mieter bewerben. Dabei verarbeiten wir nur die Daten, die für die Beantwortung Ihrer Anfrage oder für die Bereitstellung unserer Services erforderlich sind. Welche Daten erhoben werden, ist aus den jeweiligen Eingabeformularen ersichtlich. Die erforderlichen Daten werden dabei als Pflichtfelder gekennzeichnet. Soweit wir Sie um weitergehende Informationen bitten, handelt es sich um freiwillige Auskünfte. Diese Angaben nutzen wir, um unsere Angebote individueller gestalten oder besser auf Ihre Bedürfnisse ausrichten zu können. In allen anderen Fällen nutzen wir nur die Daten, die für eine Kontaktaufnahme erforderlich sind.

5. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage nutzen wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Beachten Sie dazu auch unsere Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO.

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung eines Vertrages sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Ihre Bewerbung als Mieter
Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen
Mieterverwaltung
Wartung der Mietobjekte
Mängelbeseitigungen

b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f DS-GVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
Gewährleistung der IT-Sicherheit
Für Zwecke der Direktwerbung
Für Zwecke der Bonitätsprüfung vor Abschluss eines Mietvertrages
Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine Stellenausschreibung
Beantwortung Ihrer Anfrage
Zufriedenheitsbefragungen
Objektbegehungen und Objektschutz

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Zusendung von Informationsmaterial oder eines Newsletters

d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1e DSGVO)

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen (z. B. Handelsgesetzbuch, Steuergesetze).

5.1 Datenschutzrichtlinie für Bewerbungen auf Stellenausschreibungen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit b) DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Die persönlichen Daten Ihrer Bewerbung werden von uns ausschließlich für Zwecke der Bewerbungsabwicklung und im Stellenbesetzungsprozess verarbeitet. Die Stellenbesetzungen erfolgen in Zusammenarbeit der zuständigen Mitarbeiter unserer Personalabteilung mit den Führungskräften der Fachabteilungen.

Ihre Daten werden sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht, es sei denn, Sie stimmen einer längeren Speicherung zu, um Sie ggf. bei zukünftigen Stellenausschreibungen zu berücksichtigen. Im Falle Ihrer Einstellung werden Ihre Daten zu unseren Personaldaten übernommen.

5.2 Datenschutzrichtlinie für Bewerbungen in einer Demenz-WG

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2a DSGVO in Verbindung mit Ihrer Erklärung, für die betroffene Person handeln zu dürfen. Die Daten zur Demenz und Pflegegrad werden zum Zwecke der Entscheidung darüber, welche Bewerber einen Platz in der Demenz-WG erhalten, verarbeitet.

Ihrer Einwilligung können Sie jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an den o. g. Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten gerichtet werden. Da uns eine Bearbeitung Ihrer Bewerbung ohne diese Daten nicht möglich ist, führt Ihr Widerspruch zu einer Ablehnung der Bewerbung.

Das Evangelisches Diakonissenhaus Berlin Teltow Lehnin (EDBTL) ist unser Vertragspartner für die Betreuung und Pflege in der Demenz-WG. Die Daten werden an das EDBTL übermittelt, damit dort eine Entscheidung getroffen werden kann, welcher Bewerber sich für die Demenz-WG eignet.

Kontakt zum EDBTL:
Evangelisches Diakonissenhaus Berlin Teltow Lehnin
Unternehmensbereich Altenhilfe
Lichterfelder Allee 45
14513 Teltow
Tel./Fax: 03328 433-314

Die Daten abgelehnter Bewerber werden gelöscht, sobald über eine Bewerbung entschieden wurde. Im Falle einer Annahme werden Ihre Daten zur Bewerbung in unsere Mieterakten übernommen.

6. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Hilfswerksiedlung erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder im Rahmen der Interessenabwägung benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (wie beispielsweise Handwerker, Ableseservice oder Gebäudemanager für unsere Mietobjekte) können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die Vertraulichkeit und unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen der Regelungen der DS-GVO und des BDSG.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder im Rahmen der Interessenabwägung erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung dieser Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich, wie beispielsweise das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre. Die Speicherdauer für Mietunterlagen beträgt sechs Jahre nach Mietende.

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG).

Eine Liste der Aufsichtsbehörden sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Beachten Sie dazu auch unsere Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO.

9. Welche Daten werden bei der Nutzung der Webseite verarbeitet?

a) Nutzungsbezogene Angaben

Durch den Aufruf unserer Webseiten erhalten wir Nutzungsdaten. Dazu gehören Angaben wie z. B. zur Bildschirmauflösung, zur Browserversion, zum Internetzugang, zum Betriebssystem, zur Sprache, zu den eingesetzten Plugins, zur Herkunft nach Land/Region und zu Suchmaschinen. Die gespeicherten Daten werden nur zu statistischen Zwecken und zur Optimierung unserer Webseiten ausgewertet. Eine Weitergabe an Dritte und eine nutzerbezogene Auswertung findet nicht statt. Des Weiteren speichern wir für einen kurzen Zeitraum von wenigen Tagen die Verbindungsdaten zu unseren Webseiten (IP-Adressen) für die Gewährleistung der IT-Sicherheit.

b) Einsatz von Cookies

Beim Aufruf einzelner Seiten werden sogenannte Session Cookies verwendet, um die Navigation zu erleichtern. Diese Cookies verfallen nach Ablauf der Sitzung und beinhalten keine personenbezogenen Daten, d. h. die Inhalte der Cookies werden nicht nutzerbezogen ausgewertet. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie Cookies nur im Einzelfall oder gar nicht erlauben. Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter Funktionen erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1f DSGVO gespeichert. Die Speicherung von Cookies erfolgt in diesem Fall für den Zweck der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung unserer Dienste. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Cookies, die für den Betrieb der Webseite nicht essentiell sind, werden aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet. Die Einwilligung können Sie jederzeit hier widerrufen und Ihre aktuellen Einstellungen anpassen.

10. Einsatz von Chatbots

Wir setzen Chatbots ein, um mit Ihnen zu kommunizieren. Chatbots sind in der Lage, ohne menschliche Hilfe auf Ihre Fragen und sonstigen Eingaben zu reagieren. Hierzu analysieren die Chatbots neben Ihren Eingaben weitere Daten, um passende Antworten zu geben (z. B. Namen, E-Mail-Adressen und sonstige Kontaktdaten, Kundennummern und sonstige Identifikatoren, Bestellungen und Chatverläufe). Ferner können über den Chatbot Ihre IP-Adresse, Logdateien, Standortinformationen und andere Metadaten erfasst werden. Diese Daten werden auf den Servern des Chatbot-Anbieters gespeichert.

Auf Grundlage der erfassten Daten können Nutzerprofile erstellt werden. Außerdem können die Daten zur Ausspielung interessengerechter Werbung genutzt werden, sofern die übrigen rechtlichen Voraussetzungen (insbesondere eine Einwilligung) hierfür vorliegen. Dazu können die Chatbots mit Analyse und Werbetools verknüpft werden. Die erfassten Daten können außerdem dazu genutzt werden, um unsere Chatbots und ihr Antwortverhalten zu verbessern (maschinelles Lernen).

Die von Ihnen im Rahmen der Kommunikation eingegebenen Daten verbleiben bei uns bzw. dem Chatbotbetreiber, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von Chatbots ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern der Chatbot zur Vertragsanbahnung oder im Rahmen der Vertragserfüllung eingesetzt wird. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. In allen anderen Fällen erfolgt der Einsatz auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer möglichst effektiven Kundenkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Chatbots Anbieter ist die Bots4You GmbH, Kölner Straße 46, 57555 Mudersbach. Mit der Bots4You GmbH haben wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Informationen zum Datenschutz bei der Bots4You GmbH erhalten Sie unter https://www.bots4you.de/legal/datenschutzerklaerung/

11. Links zu Webseiten anderer Anbieter

Unsere Website kann zur Informationserweiterung Links zu Internetseiten von anderen Anbietern enthalten, bei denen wir keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen haben. Unsere Datenschutzerklärung erstreckt sich daher nicht auf diese Webseiten.

Stand Juni 2024