DIGITALE LÖSUNGEN
DIE ZUKUNFT IM BLICK
DIGITALISIERUNG MIT STRATEGIE UND AUGEMAß
Die HWS verfolgt seit mehreren Jahren einen klaren, strategischen Weg zur Digitalisierung. Ziel ist es, Kernprozesse effizienter zu gestalten, die Kommunikation mit Mieter*innen zu verbessern und den Mitarbeiter*innen moderne, flexible Arbeitsbedingungen zu bieten. Dabei verstehen wir Digitalisierung nicht als einmaliges Projekt, sondern als fortlaufenden, dynamischen Prozess – gesteuert über eine eigens entwickelte Digitalisierungs-Roadmap.
Bereits mit der ERP-Umstellung in den Jahren 2017/2018 wurde der Grundstein gelegt: Workflow-basiertes Arbeiten, mobile Prozesse und ein Single-Source-of-Truth-Ansatz sorgen seitdem für eine transparente, schlanke und einheitliche Datenbasis.
Lena Karohs, Geschäftsführerin der HWS
MEILENSTEINE UNSERER DIGITALEN TRANSFORMATION
Digitalisierung aller Akten
Sämtliche Mietverträge, Schriftwechsel und relevante Unterlagen werden digital verwaltet. So ist ein schneller, ortsunabhängiger Zugriff für berechtigte Mitarbeiter*innen jederzeit möglich.
Aufbau eines digitalen Archivs, Ticketsystems und digitalen Posteingangs
Die Bearbeitung von Vorgängen ist strukturiert, nachvollziehbar und effizient – alle eingehenden Anliegen werden zentral erfasst, automatisch zugeordnet und digital abgewickelt.
Einführung eines neuen Intranets und Überarbeitung der Unternehmenshomepage
Unser modernes Intranet fördert die interne Kommunikation, stellt Wissen zentral bereit und erleichtert die Zusammenarbeit. Auch die Homepage wurde vollständig überarbeitet und kundenfreundlicher gestaltet.
Einführung von Microsoft Teams und Etablierung mobiler Arbeit für alle Mitarbeiter*innen
Teams ermöglicht die digitale Zusammenarbeit in Echtzeit. Gepaart mit flexiblen Arbeitsmodellen haben alle Mitarbeiter*innen heute die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten.
Einführung eines digitalen Terminbuchungstools für Kund*innen
Mit wenigen Klicks können Mieter*innen oder Interessierte direkt online Termine mit Ansprechpartner*innen vereinbaren – einfach, zeitsparend und rund um die Uhr verfügbar.
Digitalisierung des Rechnungseingangs
Eingehende Rechnungen werden automatisiert erfasst, digital geprüft und freigegeben – das verkürzt Bearbeitungszeiten und sorgt für eine effizientere Buchhaltung.
Einführung einer digitalen Personalverwaltung
Die gesamte Personalakte ist heute digital organisiert – vom Arbeitsvertrag bis zur Urlaubsplanung. Das erleichtert interne Abläufe und schafft mehr Transparenz für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte.
Einsatz einer digitalen Personalentwicklungssoftware
Mitarbeiter*innengespräche, Zielvereinbarungen und Weiterentwicklungsschritte werden strukturiert erfasst und begleitet – für eine transparente und nachhaltige Personalentwicklung.
Digitale Weiterbildungsplattform
Unsere Mitarbeiter*innen haben über eine zentrale Plattform jederzeit Zugriff auf interne und externe Schulungsangebote – individuell, ortsunabhängig und bedarfsorientiert.
Umstellung auf Microsoft 365 und Umzug in die Cloud
Mit dem Umzug in die Cloud schaffen wir die Basis für zukunftssicheres, flexibles und standortunabhängiges Arbeiten – mit höchster Datensicherheit und modernster Infrastruktur.
HWS-App für Mieter*innen und Interessierte
Seit März 2019 steht unsere eigene App kostenlos im App Store und bei Google Play zur Verfügung. Über die App lassen sich Schäden oder Mängel rund um die Uhr bequem melden. Zudem stehen persönliche Mietdokumente sowie ein Wohnungsfinder zur Verfügung.
Einführung des Chatbots „Hilfs-Bert“
Seit Januar 2022 unterstützt der Chatbot „Hilfs-Bert“ unsere Mieter*innen auf der Website bei häufig gestellten Fragen – automatisiert, rund um die Uhr und ohne Wartezeiten. Eine Anbindung an das ERP-System und die Erweiterung um eine Voicebot-Funktion sind bereits in der Umsetzung.
Projekt „KlimaHeroes“ – Energiesparende Thermostate
Im Rahmen der Initiative KlimaHeroes – einem Zusammenschluss von fünf Wohnungsunternehmen, darunter auch die HWS – wurden 2024 in einer Pilotphase smarte Thermostate in über 80 Wohnungen installiert. Diese regulieren die Heizleistung automatisch nach Bedarf, senken den Energieverbrauch, reduzieren CO₂‑Emissionen und steigern gleichzeitig den Wohnkomfort. Mehr Informationen zu KlimaHeroes finden Sie hier.
EIN BLICK IN DIE ZUKUNFT
Unsere digitale Reise ist längst nicht abgeschlossen. Weitere Projekte befinden sich bereits in Planung oder Umsetzung – stets mit dem Ziel, Servicequalität, Transparenz und Effizienz weiter zu steigern. Dabei bleiben wir unserem Grundsatz treu: Digitalisierung soll Prozesse vereinfachen, den Service verbessern und gleichzeitig den persönlichen Kontakt nicht ersetzen, sondern sinnvoll ergänzen.